FENÊTRES-PORTES Vendeur 3 : description du travail dans le programme

Description

Le programme Fenêtres-Portes Vendeur a pour fonction de calculer rapidement et simplement le coût final d'une commande pour la fabrication de fenêtres, de portes et d'autres structures de construction, ainsi que d'imprimer tous les documents sortants nécessaires, comme par exemple, les contrats, les annexes avec les dessins des articles etc.

Le programme Fenêtres-Portes se compose de deux parties : le Vendeur et le Paramètre. Le Vendeur est conçu pour traiter les commandes, le Paramètre permet de paramétrer la base de données du Vendeur. La cause d'une telle division consiste en ce que le paramétrage, l'insertion des prix ou des majorations de prix et le traitement des commandes représentent les actions diff"érentes.

Ce document présente les principes du travail avec la partie Fenêtres-Portes Vendeur.

Le scénario de travail standard

Au démarrage du programme dans le menu "Démarrer" -> "Programmes" -> "Fenêtres-Portes" -> "Fenêtres-Portes Vendeur" vous voyez apparaître la fenêtre principale en mode d'une nouvelle commande.

En bas de l'écran des commandes vous voyez la liste vide des produits de la commande en cours. À gauche se trouvent les modèles et les maquettes, qui peuvent être ajouté dans la commande. Un éditeur graphique pour les dessins des produits est situé au centre de la fenêtre. Le champ de l'éditeur est encore vide. À droite vous trouvez les propriétés du produit en cours.

Pour ajouter un produit dans la commande cliquez deux fois sur un des modèles. Les modèles peuvent être filtrés selon leur maquette : choisissez une maquette en bois se trouvant à droite. Pour voir tous les modèles sélectionnez la maquette la plus haute.

À propos des modèles, des maquettes et des dessins : une maquette représente le dormant (le châssis et les meneaux), un modèle représente les vantaux installés dans ce dormant. Le dessin permet de déterminer les dimensions, de changer les vantaux et de régler les autres paramètres d’un produit.

Maquette Modèle Produits

Ayant cliqué sur le modèle, vous ajoutez un nouveau produit dans la commande et accédez à l'édition de son dessin.

Les dimensions internes et externes peuvent être changées par le déplacement des parties du dormant à l'aide de la souris ou par l'insertion des valeurs correspondantes des paramètres du produit à droite (dimensions externes) ou dans la table des vantaux sous le dessin.

Pour changer la position et les dimensions des vantaux on peut les faire glisser à l'aide de la souris. Vous pouvez changer la position des vantaux par rapport au meneau sélectionné (pour cela choisissez l'instruction correspondante dans le menu contextuel du meneau sélectionné). Dans ce cas les vantaux seront interchangés en conservant leurs dimensions.

Les types et le côté d'ouverture de chaque vantail sont déterminés dans le menu contextuel du vantail sélectionné sur la barre d’outils ou dans la table des paramètres des vantaux (cette option peut être inaccessible, si vous calculez les prix selon leslistes de prix pour les produits finis).

Vous pouvez choisir la moustiquaire pour le vantail correspondant selon son type d'ouverture.

Quant aux portes, vous pouvez insérer la hauteur du meneau horizontale dans la table des paramètres des vantaux et déterminer séparément une allége (pour les portes on doit ajouter quelques colonnes dans la table).

Après avoir déterminé les dimensions et le type d’ouverture, vous pouvez passer au choix de la couleur du profil, des doubles vitrages et au remplacement d’un verre, d’une ferrure (si possible), au rabais pour le produit et au choix des composants supplémentaires (accessoires).

Les accessoires les plus populaires sont présentés sur l'écran principal. Pour voir tous les accessoires accessibles cliquez sur le bouton "Voir plus". Chaque configuration choisie peut être calculée automatiquement, mais donne aussi la possibilité d’une correction manuelle. Vous pouvez aussi fixer un rabais spécial pour les accessoires (qui n'influencent pas le coût du produit et des travaux).

Pour supprimer un produit de la commande cliquez sur le bouton sur la barre d'outils, dans le menu "Produit" ou sélectionnez toute la ligne dans la table des articles de la commande et appuyez sur la touche Delete sur le clavier.

Une fois tous les produits ont été ajoutés dans la commande, vous pouvez déterminer les types des travaux : le coût de la livraison, du déplacement jusqu'à l'étage nécessaire et du montage. Pour le montage vous pouvez choisir plusieurs options (pour cela cliquez sur le bouton avec les points de suspension à droite de la liste de tous les types du montage). Leur coût sera calculé automatiquement. Le déplacement jusqu'à l'étage nécessaire et le montage doivent être déterminés pour chaque produit séparément, mais la livraison se rapporte à toute la commande.

Si vous avez changé les options pour un produit ou un type des travaux, tous les changements seront enregistrés automatiquement et le coût total sera recalculé aussi.

Le coût total est affiché sous la table des produits de la commande (en bas de l'écran). On peut aussi fixer un rabais pour toute la commande en pourcentage ou en argent.

Pour commencer l'établissement des documents cliquez sur le bouton "Formation de documents" (ou le menu "Fichier" - "Impression").

Sur cet écran il suffit de choisir un client de la liste (ou de la table: si vous appuyez sur le bouton "Clients", vous verrez une table des clients avec la possibilité de la recherche d'après le nom, l'adresse ou la date de la commande) ou d'ajouter un nouveau client (bouton "Ajouter un nouveau client"). Vous pouvez aussi remplir les autres champs et choisir l'en-tête pour le document avec une liste et dessins des produits : le quote ou l'annexe du contrat. Le numéro et la date du contrat sont déterminés automatiquement et peuvent être changés.

Si vous remplissez toujours le champ "Type du bâtiment", en créant une nouvelle commande pour le même bâtiment, vous pourrez trouver la commande sauvegardée d'après ce paramètre et copier les données correspondantes dans la nouvelle commande. Le calcul de la nouvelle commande en trois clics.

Pour supprimer la commande, utilisez le menu "Fichier".

Documents sortants

Les contrats pour les personnes physiques et pour les personnes morales sont différents et doivent être établis selon les modèles divers (l'information détaillée sur les modèles est présentée ci-dessous).

L'annexe du contrat (ou le quote) ne peut pas être créée selon un modèle, mais comporte plusieurs réglages, qui sont listées sur l'écran des paramètres (cet écran s'ouvre ici à l'aide du bouton "Paramètres" ou dans le menu "Fichier").

La commande pour la fabrication contient les dimensions des profils, des doubles vitrages et des accessoires.

Les matériaux, dont les produits de la commande ont été fabriqués, sont présentés dans une table.

L'acte des services rendus est dressé d'après un modèle html (comme le contrat).

Le reçu de paiement peut être créée selon un modèle d'Excel.

Tout ce qui précède est présenté dans la description du programme Fenêtres-Portes Vendeur. Ci-dessous vous trouvez quelques informations détaillées.

Paramètres par défaut pour les modèles des produits

Modèles des produits et paramètres par défaut. Un produit sera ajouté dans la commande avec les paramètres minimaux, si vous n'avez pas déterminé les valeurs par défaut pour ce modèle. Si vous ne voulez pas saisir les dimensions standards ou sélectionner les composants standards chaque fois, vous pouvez créer un produit avec les dimensions et les composants les plus fréquemment utilisés et cliquer sur le bouton sur la barre d'outils (ou sélectionner le point de menu "Produit") "Sauvegarder les paramètres du produit comme les paramètres par défaut".

Commandes sauvegardées

On peut ouvrir les 10 dernières commandes à l'aide du menu "Fichier".

L'archives de commandes contient toutes les commandes. Pour voir les produits, sélectionnez la ligne de la commande correspondante. L'archives permet trouver la ou les commandes nécessaires pour :

● éditer,

● copier les données dans une nouvelle commande,

● changer le statut de la commande,

● imprimer la commande pour les doubles vitrages ou les matériaux,

● sauvegarder le fichier de la commande ou importer la commande dans la base.

Vous pouvez filtrer les commandes dans la liste selon leurs dates ou le client, les trier par colonnes et sélectionner une ou plusieurs commandes.

Pour sélectionner une ligne, cliquez sur un carré gris à gauche de la ligne. Pour sélectionner une zone, maintenez la touche Shift enfoncée. Pour sélectionner quelques lignes séparées, utilisez la touche Ctrl.

Actions des commandes

Pour supprimer la ou les commandes sélectionnées, appuyez sur la touche Delete sur le clavier.

Pour éditer la commande cliquez sur le bouton "Éditer".

Il vaut copier les données d'une commande dans une nouvelle commande, si elle est standard.

Vous pouvez aussi sauvegarder le fichier de la commande pour l'ouvrir le cas échéant. Cela peut être utile à la mise à jour de la base de données, pour ne perdre pas les commandes exécutées.

Traitement des commandes

Vous pouvez changer le statut "Calcul" des commandes filtrées (si vous les avez filtré) ou des commandes sélectionnées pour un autre.

Paramètres

Menu "Fichier" -> "Paramètres"

Contient les paramètres suivants :

● Documents

● Base de données

● Langue

● Autre

Documents

Il y a deux types de documents dans ce programme : les documents basés sur les modèles et ceux qui sont créés selon les paramètres. Les modèles sont utilisés pour les contrats, les actes et les pièces de paiement. Les quotes et les demandes de production sont crées selon les paramètres. Tous les documents sont les fichiers HTML et peuvent être ouverts dans le navigateur ou dans l'éditeur.

Format des documents sortants. Si vous choisissez le format mht (l'archives web avec les images), vous ne pourrez ouvrir les fichiers que par MS Word ou par Internet Explorer, mais dans ce cas vous aurez toutes les données avec les images dans un fichier.

Ouvrir par... Choisissez les programmes qui vous conviennent et qui sont installés sur votre ordinateur.

Modèles de documents. Ici il faut indiquer tous les modèles des contrats pour les personnes physiques et morales (le paramétrage des modèles est décris ci-dessous).

Documents 2

Dans cet onglet vous pouvez paramétrer les caractères (pour tous les documents sauf" le contrat), les en-têtes des documents et aussi sélectionner la langue du quote (il est pratique, si les documents sortants doivent être rédigés en langues différentes).

Documents 3

Établissement supplémentaire du quote et de l'annexe du contrat.

Base de données

Le choix de la base de données et la création de la copie en réserve. Il est recommandé d'utiliser la base de données existante.

Langue

Le choix de la langue de l'application et de quelques données textuelles dans la base de données. De plus, cette option permet de changer les devises et les unités de mesure ; les prix seront recalculés selon les devises du pays de la langue sélectionnée pour les données de présentation. Les informations saisies par l'utilisateur restent sans changement.

Autre

Les autres paramètres.

Modèles de documents

Les modèles représentent les fichiers html standards contenant le texte et les marques spéciales qui sont remplacées par les valeurs du client dans le programme. Les modèles peuvent être édités par Word ou Writer.

Marques :

{Numéro du Contrat} - sera remplacé par le numéro du contrat.

{Date du Contrat} - sera remplacé par la date du contrat.

{Client} - sera remplacé par le nom de l'entreprise du client (ou par le nom, le prénom et le patronyme, si le client est une personne physique).

{Personne à contacter} - sera remplacé par le nom, le prénom et le patronyme de la personne à contacter.

{Adresse} - sera remplacé par l'adresse.

Données juridiques (pour les personnes morales)

{INN} - sera remplacé par le numéro d'identification fiscale (INN).

{Compte} - sera remplacé par le compte courant.

{Banque} - sera remplacé par le nom de la banque.

{Compte corr} - sera remplacé par le compte du correspondant.

{BIC} - sera remplacé par le code d'identification bancaire.

{Directeur} - sera remplacé par le nom, le prénom et le patronyme du directeur.

Marques supplémentaires :

{Téléphone} - sera remplacé par le numéro du téléphone.

{Fax} - sera remplacé par le numéro du fax.

{Téléphone mob} - sera remplacé par le numéro du téléphone mobile.

{Mail} - sera remplacé par l'email.

{Description} - sera remplacé par la description.

{Somme du Contrat} - sera remplacé par la somme.

{Note} - sera remplacé par une note.

{Nombre} nombre des articles d'une commande.

{Travail} coût des travaux.

{CoûtTotalSansTravail} le coût total de tous les articles compte non tenu du coût des travaux.

{RabaisPourCommande} le rabais en argent.

{RabaisPourCommandeEnPourcentage} le rabais en pourcentage.

Les modèles ne doivent pas contenir des images, parce que dans le cas contraire les images ne seront pas affichées sur un autre ordinateur (mais seront imprimées ou affichées dans le fichier pdf").

Le programme Fenêtres-Portes ne permet pas de créer les fichiers pdf", mais un fichier ouvert à l'aide de Word (ou un autre éditeur ou navigateur) peut être sauvegardé comme un fichier pdf.

Note et paramètres supplémentaires pour les applications MS Word et Open Office Writer.

MS Word

Les modèles des contrats peuvent être édités dans MS Word. Pour éditer les modèles dans ce programme il faut les sauvegarder comme "une page Web avec filtre". Pour cela sélectionnez dans les paramètres de Word le codage Unicode (Paramètres de Word -> Plus -> Paramètres du document Web -> Codage -> Unicode). Autrement vous verrez les caractères incompréhensibles au lieu du texte du contrat.

Open Office Writer

Ici les modèles des contrats doivent être sauvegardés comme "les documents HTML" aussi. Sélectionnez le codage Unicode dans les Paramètres. Pour cela ouvrez le menu "Service" - "Paramètres" - "Charger/Sauvegarder" - "Compatibilité de HTML" - " Codage" - "Unicode (UTF"-8)".

Actualisation des prix sur la poste de travail du responsable des ventes

S'il ne faut pas sauvegarder la base des commandes et des clients :

1. Ouvrez le menu "Fichier" - "Paramètres" du programme Fenêtres-Portes Vendeur. Vous verrez l'écran des paramètres.

2. Ouvrez l'onglet "Base de données". À droite du champ avec le chemin d'accès de la base vous trouverez un bouton avec les points de suspension. Cliquez sur ce bouton pour ouvrir le dossier contenant la base de données de l'application - wd.mdb.

3. Remplacez le fichier wd.mdb par le fichier copié de l'ordinateur principal.

S'il faut sauvegarder la base des commandes et des clients :

1. Ouvrez l'archives des commandes dans le programme Fenêtres-Portes (Ctrl+O ou le menu "Fichier" - "Archives des commandes").

2. Sur la barre d'outils cliquez sur le bouton "Sauvegarder le fichier". Saisissez le nom du fichier de l'archives et cliquez sur "Sauvegarder". Fermez l'écran de l'archives des commandes.

3. Ouvrez le menu "Fichier" - "Paramètres" du programme Fenêtres-Portes Vendeur. Vous verrez l'écran des paramètres.

4. Ouvrez l'onglet "Base de données". À droite du champ avec le chemin d'accès de la base vous trouverez un bouton avec les points de suspension. Cliquez sur ce bouton pour ouvrir le dossier contenant la base de données de l'application - wd.mdb.

5. Fermez le programme Fenêtres-Portes Vendeur.

6. Remplacez le fichier wd.mdb du dossier ouvert par le fichier copié de l'ordinateur principal.

7. Ouvrez l'archives des commandes dans Fenêtres-Portes Vendeur (Ctrl+O ou le menu "Fichier" - "Archives des commandes").

8. Sur la barre d'outils cliquez sur le bouton "Charger du fichier". Sélectionnez le fichier de l'archives des commandes (ou vous avez sauvegardé les commandes sous le point 2) et cliquez sur "Ouvrir". Toutes les commandes de ce fichier seront importées dans la base et les commandes existantes (de la nouvelle base de données) seront remplacées.

Si vous avez des questions, écrivez sur l'email info@windoorsoft.com

Sincèrement vôtre, le maître-d'œuvre du programme - Aleksei Kanichtchev, info@windoorsoft.com